Software Pengadaan Barang Digital: Segera Beralih dari Procurement Konvensional ke E-Procurement

Belakangan dikenal istilah dalam pengadaan barang, yaitu e-procurement yang menggunakan software pengadaan barang digital. Istilah ini dikembangkan untuk memfasilitasi dan mengatasi kelemahan procurement konvensional. Sejatinya, e-procurement memang hal yang penting untuk menentukan keberhasilan dan perkembangan bisnis Anda. Bagaimana bisa? Sebelum membahas terlalu jauh mengenai e-procurement, mari tinjau kembali apa itu procurement. Sistem procurement konvensional membutuhkan koordinasi yang tepat antara para pekerja untuk mengurus berkas-berkas terkait pengadaan, seperti dokumen purchase order, kontrak, invoice, pengiriman, penerimaan, dan masih banyak lagi lainnya. Proses ini seringkali banyak kelemahannya dan cukup mempengaruhi efektivitas bisnis.

Beberapa kelemahan yang sering terjadi pada proses procurement konvensional, seperti pesanan yang berulang, terlalu banyak supplier yang harus diorganisir manual, terlalu banyak berkas bertumpuk, waktu pelaksanaan yang lama, butuh pengesahan dari banyak level berbeda, dan sebagainya. Oleh karena itulah, sudah saatnya bisnis Anda beralih ke penerapan e-procurement. Sejatinya, e-procurement merupakan proses pengadaaan yang difasilitasi oleh software pengadaaan barang digital. Fungsinya sama dengan procurement konvensional, hanya saja pada e-procurement, segalanya sudah tersistem dalam software yang mengkomputerisasi segala proses procurement. Sehingga, kelemahan-kelemahan yang kerap dialami saat menjalankan procurement konvensional tidak lagi dirasakan. Misalnya, penggunaan kertas yang bertumpuk tidak ada lagi, dapat meminimalisasi kesalahan, hingga mempercepat waktu pelaksanaan.

Baca juga : Software Pengadaan Barang Digital: Memahami E-Procurement

Dalam kaitannya dengan dunia bisnis e-procurement bukan hanya sekedar melakukan belanja secara online. Lebih dari itu, software pengadaan barang digital ini bisa membuat seluruh fungsi, prosedur, bahkan kebijakan yang biasa perusahaan gunakan untuk mengatur proses procurement, menjadi otomatis. Dengan menggunakan sistem e-procurement, maka segala proses procurement, mulai dari identifikasi kebutuhan, penyetujuan, pemesanan, penelusuran barang, pembayaran, hingga pembuatan invoice dan laporan bisa dilakukan hanya dalam satu software. Ini tentu saja akan memudahkan perusahaan. Terlebih, sistem e-procurement ini memusatkan segala proses ini hanya dalam satu data base. Perusahaan hanya butuh perangkat atau software pengadaan digital yang terbaik dan terpercaya, serta mudah dipahami penggunaannya guna mempercepat proses pengadaan operasional.